Tilbake

Brukerveiledning: Eksporter til Excel

 

 

 

Funksjonen gjør det mulig for deg å eksportere fremsøkte registreringer til flere ulike Excel-formater:

 

­       Ordinær eksport av rader med valgbare kolonner
 

­       Eksport av rader med kolonner som tilsvarer importformatet
Svært egnet til å flytte registreringer fra en lokalitet til en annen.

­       Eksport av rader brukket om til parameter (kolonner) vs. dato (rader)

 

 

Forutsetninger

Du har gitt inn søkekriterier som avgrenser søket til et utvalg registreringer, som du ønsker å jobbe videre med i et Excel-regneark. Dataeksporten kan gjennomføres med eller uten et bestemt utvalg vannlokaliteter i søkedialogen.

 

 

Vær oppmerksom på

Du behøver ikke trykke ”Kjør spørringen” før du aktiverer eksportfunksjonen, men det kan være en fordel å gjøre det likevel for å få oversikt over antall rader i fullt søkeresultat. Regnearket vil maksimalt vise de 20.000 første radene av fullt søkeresultat uavhengig av om det i trefflisten i søkedialogen er huket av for et utvalg rader.

 

 

 

 

Ordinær eksport av rader med valgbare kolonner

Steg 1: Velge kolonner

Dersom du ønsker at bare et bestemt utvalg av kolonner skal bli med i Excel-eksporten, trykker du på knappen ”Velg kolonner”. Du har ikke anledning til å velge kolonner dersom du eksporterer til importformatet.

 

 

 

Med musepekeren markerer du en kolonne i feltet ”Tilgjengelige kolonner” og flytter den over i feltet ”Valgte kolonner” ved hjelp av pilene i midten. Du kan også velge flere kolonner samtidig ved å holde Ctrl-knappen nede mens du klikker på kolonne for kolonne, eller Shift-knappen dersom du ønsker flere etterfølgende kolonner.

 

 

Steg 2: Bestemme rekkefølgen på kolonner

Når du har valgt de kolonnene du ønsker å ta med i Excel-eksporten, kan du endre rekkefølgen på kolonnene. Øverste kolonnenavn i listen vil komme lengst til venstre i regnearket. Rekkefølgen endrer du ved å benytte piltastene opp/ned helt til høyre i dialogen.

 

 

 

Når du er ferdig med alle forhåndsvalg trykker du ”OK”.

 

 

 

Steg 3: Eksportere kolonner

Når du aktiverer funksjonene ”Til Excel” vil du få opp en filnedlastingsdialog, som i Internet Explorer ser slik ut:

 

 

 

I Mozilla Firefox 3 vil filnedlastingsdialogen se slik ut:

 

 

Dersom du har Office 2007-utgaven av Excel vil du få en ekstra dialog som du MÅ besvare med ”Ja”:

 

 

 

 

Ferdig nedlastet fil vil inneholde de samme kolonnene som i trefflisten, men med følgende tillegg: vannlokalitetkode, aktivitetID, parameterID, CAS-nr, mediumID, og prøvetakings- og analysemetodeID.

 

Gå til toppen

 

 

Eksport av rader med kolonner som tilsvarer importformatet

 

Denne funksjonen er utviklet med ett formål - å kunne flytte vannregistreringer fra en lokalitet til en annen. Ved å trykke på knappen ”Importformat” vil du få en Excel-fil på eksakt samme format som importformatet.

 

Det kan være ulike grunner til å flytte vannregistreringer fra en eksisterende lokalitet til en annen eller til en nyopprettet lokalitet:

 

­       Dersom to vannlokaliteter har overlappende beliggenhet, og helt ulike eller delvis identiske registreringer, kan det være ønskelig å samle alle registreringene på en av lokalitetene. (Gjelder ofte eldre lokaliteter konvertert fra SESAM.)

­       En eksisterende vannlokalitet, med tilhørende registreringer, er feilplassert og må digitaliseres på nytt. Vi forutsetter at opprinnelig importfil ikke lenger er tilgjengelig.

­       Data ble importert på feil vannlokalitet. Vi forutsetter også her at opprinnelig importfil ikke lenger er tilgjengelig.

 

 

For å flytte data følger du denne fremgangsmåten:

 

 

Steg 1: Opprett ny vannlokalitet

Følg vanlig prosedyre for opprettelse av vannlokalitet og noter den nye vannlokalitetskoden. Dersom utgangspunktet er å eliminere den ene av to overlappende lokaliteter, hopper du over dette steget.

 

 

Steg 2: Søke fram registreringer

Søk fram lokaliteten som har de aktuelle registreringene. Åpne søkedialogen og gi inn søkekriterier, som gir deg det utvalget av registreringer du er ute etter. Dersom alle registreringer skal flyttes, kjører du en spørring uten søkekriterier.

 

 

Steg 3: Eksporter registreringer

Benytt funksjonen ”Importformat”. Dersom du på forhånd har benyttet funksjonen ”Velg kolonner”, får det ingen innvirkning på resultatet.

 

 

Steg 4: Sett inn ny vannlokalitetskode

Slett vannlokalitetskoden som fulgte med eksporten i kolonne 2 (”Vannlok_kode”), og kopier inn koden til den nye lokaliteten og lagre filen på et eget filområde.

 

 

Steg 5. Importer Excel-filen.

Sørg for at du er pålogget. Velg lenken ”Importer” i oppgavemenyen til venstre, og følg veiledning i import av vannregistreringer.

 

 

Vær oppmerksom på

Det er satt en størrelsesbegrensning på importfilen. Importen går stort sett problemfritt dersom du har en fil med maks 2000 rader, men det kan ta opptil 7-8 min. Dersom importfilen inneholder flere rader må du dele opp importen i flere filer.

 

 

 

Steg 6. Slett fremsøkte registreringer

For ikke å bli sittende på dublette registreringer må du nå slette de fremsøkte registreringene, som fortsatt ligger på den opprinnelige vannlokaliteten. Huk av alle registreringene i trefflisten og trykk på knappen ”Slett valgte” helt til høyre.

 

 

Vær oppmerksom på

Du har bare anledning til å slette data som er registrert på din egen bruker eller på brukere fra samme brukersted (fylke) som deg.

 

Tips: Slettefunksjonen sletter ikke mer enn ca 150 rader av gangen. Benytt ”Avansert søk” og angi maks antall treff i trefflisten til 100. Dersom lokaliteten har mer enn 100 registreringer, må du kjøret søket på nytt, huke av og slette. Denne operasjonen gjentar du helt til trefflisten er tom.

 

 

 

Steg 7. Sørg for at opprinnelig vannlokalitet slettes

Du har ikke adgang til å slette en vannlokalitet selv. Meld derfor fra til systemadministrator om hvilke(n) lokalitet(er) som skal slettes. Benytt Vannmiljøs e-postadresse: vannmiljo@klif.no. Oppgi alltid vannlokalitetskoden. Systemadministrator har bare adgang til å slette lokaliteter som ikke lenger har noen registreringer knytte til seg, dvs. lokaliteter som har endret status til midlertidig lokalitet (oransje lokalitetssymbol).

 

 

Gå til toppen

 

 

 

Eksport av rader brukket om til parameter (kolonner) vs. dato (rader)

 

En ordinær eksport av data til Excel vil gi et regneark med én parameter per rad. I mange sammenhenger er det ønskelig å hente ut data med flere parameterverdier per rad, og hvor hver rad representerer et prøvetakingstidspunkt. Det er en tabellarisk resultatfremstilling som er vanlig å benytte i overvåkingsrapporter. I Vannmiljø gjøres det ganske enkelt ved å benytte funksjonen ”Kolonneformat”.

 

Funksjonen gir størst mulig sammenlignbart resultat når du avgrenser søket til ett bestemt dyp eller dybdeintervall. Dersom det er gjort målinger av samme parameter i flere dyp på et gitt tidspunkt, vil eksportfunksjonen returnere gjennomsnittet av parameterverdiene i alle dyp. I et overvåkingsprogram er det for de fleste parametre vanlig å måle bare i ett dyp eller dybdeintervall (blandprøve).

 

Ideelt sett skulle det bare være en rad per prøvetakingstidspunkt, men det er ikke alltid slik. Dersom eksporten omfatter parametre som krever art, vil regnearket vise en art per rad. Dersom eksporten omfatter parametre som er målt i ulike medier, vil regnearket vise ett medium per rad. Dersom noen parametre er registrert med operator < (mindre enn), vil regnearket vise en egen rad for disse.

 

Dersom det er søkt fram data fra flere lokaliteter, vil regnearket vise data sortert på lokalitet. Best resultat oppnås dersom du eksporterer data fra en lokalitet om gangen.

 

 

Gå til toppen